รับเรื่องร้องเรียน-coc2

รับเรื่องร้องเรียน-coc2

การรับแจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือการทุจริต
(WHISTLE BLOWER)

นโยบาย  การรับแจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือทุจริต (WHISTLE BLOWER POLICY) บริษัทฯ  เปิดโอกาสให้ผู้มีส่วนได้เสียทั้งภายในและภายนอกองค์กรแจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนที่เกี่ยวข้องกับ  การประพฤติผิดจริยธรรมและจรรยาบรรณทางธุรกิจ ระบบควบคุมภายในที่บกพร่อง การกระทำที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับของบริษัทฯ รวมถึงการทุจริต การคอร์รัปชั่น การฉ้อโกง หรือการตบแต่งงบการเงิน โดยบริษัทฯ จะจัดช่องทางการแจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนรวมถึงระบบการบริหารจัดการการรับแจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนที่เหมาะสมเพื่อตอบสนองต่อเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนที่ได้รับอย่างรวดเร็วและทันกาล โดยเจตนารมณ์ในการออกนโยบายนี้ คือ
1) เพื่อให้ผู้มีส่วนได้เสีย หรือ บุคคลที่ทราบเบาะแสการประพฤติผิด หรือ ผู้ที่สงสัยว่าเรื่องที่เกิดขึ้นจะขัดต่อกฎหมาย หรือกฎระเบียบของบริษัทฯ โดยสุจริตใจ สามารถแจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนให้บริษัทฯ ทราบ ผ่านช่องทางการแจ้งต่าง ๆ ที่บริษัทฯ ได้กำหนดไว้
2) เพื่อให้การดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับเรื่องการรับแจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือ ข้อร้องเรียนของบริษัทฯ มีแบบแผนที่เหมาะสม มีประสิทธิภาพ มีความคล่องตัว และมีศักยภาพ ซึ่งจะทำให้บริษัทฯ เจริญเติบโตได้อย่างมั่นคง ยั่งยืน
3) เพื่อให้กรรมการ พนักงาน และบุคคลใด ๆ ที่กระทำการแทนบริษัทฯ ได้ดำเนินธุรกิจอย่างถูกต้อง โปร่งใส ยุติธรรม และสามารถตรวจสอบได้
4) เพื่อให้ผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนและบุคคลใด ๆ ที่ให้ความร่วมมือกับบริษัทด้วยความสุจริตใจ ได้รับความคุ้มครอง รวมถึงได้รับการป้องกันจากการถูกกลั่นแกล้งอันเนื่องมาจากหรือข้อร้องเรียนให้บริษัทฯ ทราบ ผ่านช่องทางการแจ้งต่าง ๆ ที่บริษัทฯ ได้กำหนดไว้

ระเบียบการรับแจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือการทุจริต (WHISTLE BLOWER)
1. คำนิยาม
ในระเบียบนี้
บริษัทฯ………………  … หมายความว่า…………บริษัท ดิทโต้ (ประเทศไทย) จำกัด (มหาชน)
พนักงาน……………    หมายความว่า…………ผู้บริหาร พนักงาน พนักงานสัญญาจ้าง ที่ปรึกษา
ผู้บังคับบัญชา……..  หมายความว่า…………พนักงานระดับบริหาร หรือพนักงานระดับผู้จัดการที่พนักงานไว้วางใจที่จะแจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนตามระเบียบนี้
การประพฤติผิด……. หมายความว่า…………การกระทำที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับของบริษัทฯ รวมถึงการกำกับดูแลกิจการที่ดี และจริยธรรมทางธุรกิจของบริษัทฯ
การทุจริต…………….   หมายความว่า…………การกระทำใดๆเพื่อแสวงหาประโยชน์ที่มิควรได้โดยชอบด้วยกฎหมายสำหรับตนเองหรือผู้อื่น
การยักยอกทรัพย์…..หมายความว่า…………การครอบครองทรัพย์ซึ่งเป็นของผู้อื่น หรือซึ่งผู้อื่นเป็นเจ้าของรวมอยู่ด้วย เบียดบังเอาทรัพย์นั้นเป็นของตนหรือบุคคลที่สาม
การคอร์รัปชั่น……….. หมายความว่า…………การเรียก รับ หรือยอมจะรับ ให้ ขอให้ หรือรับว่าจะให้ทรัพย์สินหรือประโยชน์อื่นใดกับเจ้าหน้าที่ของรัฐ หน่วยงานของรัฐ เจ้าหน้าที่หน่วยงานของเอกชนเพื่อให้บุคคลหรือหน่วยงานเหล่านั้นใช้อำนาจหน้าที่ที่มีอยู่ กระทำการ ไม่กระทำการ เร่งรัด หรือประวิงการกระทำใดอันมิชอบด้วยอำนาจหน้าที่เพื่อประโยชน์ของบริษัทฯ เว้นแต่เป็นกรณีที่เป็นกฎหมาย จารีต และขนบธรรมเนียมกำหนดให้กระทำได้

2. ช่องทางในการแจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือการทุจริต
…………….บริษัทฯ  ได้จัดให้มีช่องทางในการแจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือ ข้อร้องเรียนไว้ดังนี้

** กรณีส่งจดหมายมายังบริษัทฯ เลขที่ 235/1-3 ถนนราษฏร์พัฒนา แขวงราษฎร์พัฒนา เขตสะพานสูง กรุงเทพฯ 10240 **

3. บุคคลที่สามารถแจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือการทุจริต
…………….ผู้มีส่วนได้เสียหรือบุคคลใดที่ทราบหรือสงสัยโดยสุจริต ไม่ว่าตนเองจะได้รับความเสียหายหรือไม่ก็ตาม ว่ากรรมการ พนักงาน หรือบุคคลใดๆที่กระทำการแทนบริษัทฯ มีการประพฤติที่ไม่ถูกต้องหรืออาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อบริษัทฯ สามารถแจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือ เรื่องร้องเรียน มาตามช่องทางที่บริษัทกำหนดไว้ โดยบริษัทฯ  ได้ส่งเสริมให้ผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือการทุจริต เปิดเผยตัวตน และ/หรือ ให้ข้อมูลในการติดต่อเพื่อเป็นช่องทางในการสื่อสารกลับไปยังผู้ร้องเรียนในกรณีที่ผู้แจ้งเรื่องร้องเรียนไม่เปิดเผยตัวตนให้ทราบเมื่อบริษัทฯ  ได้รับเรื่องร้องเรียนจะ พิจารณาถึงข้อมูลประกอบเรื่องร้องเรียนว่า มีข้อมูลที่ระบุรายละเอียดข้อเท็จจริงหรือหลักฐานที่ชัดเจนเพียงพอหรือไม่ โดยจะไม่รับเรื่องร้องเรียนหากเป็นไปตามกรณีดังนี้
1. เรื่องที่ไม่ระบุพยาน หลักฐานหรือพฤติการณ์การกระทำการทุจริตหรือประพฤติผิดที่ชัดเจนเพียงพอที่จะดำเนินการสืบสวนสอบสวนข้อเท็จจริงได้
2. เรื่องที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับในการปฏิบัติงาน เรื่องวินัยและการลงโทษ การปรึกษาข้อปัญหาและการร้องทุกข์หรือเรื่องที่ฝ่ายตรวจสอบภายในหรือหน่วยงานอื่น ๆ ที่มีอำนาจ  ได้รับไว้พิจารณา หรือได้วินิจฉัยเสร็จเด็ดขาดอย่างเป็นธรรมแล้วและไม่พยานหลักฐานใหม่ซึ่งเป็นสาระสำคัญเพิ่มเติม

ทั้งนี้ กรณีที่มีหลักฐานปรากฎชัดแจ้งเพียงพอว่าผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนมีพฤติการณ์ชัดแจ้งว่า แจ้งหรือกล่าวหาผู้ถูกร้องเรียนโดยไม่สุจริต บริษัทฯ จำเป็นต้องดำเนินการเพื่อปกป้องชื่อเสียงของผู้ถูกร้องเรียน ดังนี้
1. ในกรณีที่ผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนเป็นพนักงานของบริษัทฯ  ให้ดำเนินการสอบสวนเพื่อพิจารณาลงโทษตามระเบียบของบริษัทฯ ว่าด้วยการบริหารทรัพยากรบุคคล
2. ในกรณีที่ผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนเป็นบุคคลภายนอก และทำให้บริษัทฯได้รับความเสียหาย บริษัทฯอาจพิจารณาดำเนินคดีกับผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือการทุจริตด้วย

4. ผู้ที่เกี่ยวข้องและมีอำนาจในการจัดการเกี่ยวกับการรับแจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือการทุจริต
4.1. เลขานุการบริษัทฯ มีอำนาจในการพิจารณา ข้อร้องเรียนที่เกี่ยวกับการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามจริยธรรมและจรรยาบรรณ โดยให้ปฏิบัติตามขั้นตอนของ การบริหารจัดการจริยธรรมและจรรยาบรรณทางธุรกิจ
4.2. คณะกรรมการพิจารณาการแจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือการทุจริต มีอำนาจในการพิจารณาเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนที่เกี่ยวกับการทุจริต คอร์รัปชั่น การยักยอกทรัพย์ หรือไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือข้อบังคับของบริษัทฯ หากผู้ถูกร้องเรียนเป็นพนักงานของบริษัทฯคณะกรรมการชุดนี้จะมีอำนาจพิจารณาตั้งแต่พนักงานระดับบังคับบัญชาลงมา โดยคณะกรรมการพิจารณาการแจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือทุจริต ของบริษัทฯประกอบไปด้วย
4.2.1. เลขานุการบริษัทฯ
4.2.2 ผู้บริหารหน่วยงานตรวจสอบภายใน
4.2.3. ผู้บริหารฝ่ายทรัพยากรบุคคล
4.2.4. ผู้บริหารหน่วยงานที่ถูกร้องเรียน (ต้องเป็นบุคคลผู้ไม่มีความขัดแย้งหรือได้รับผลประโยชน์จากข้อร้องเรียน โดยคณะกรรมการ 3 ลำดับแรกเป็นผู้พิจารณา)
4.3. คณะกรรมการตรวจสอบ ประกอบไปด้วย คณะกรรมการอิสระตามที่บริษัทฯได้ประกาศไว้ มีอำนาจในการพิจารณาาเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนทุกกรณี โดยคณะกรรมการ
ตรวจสอบอาจใช้อำนาจนี้แต่งตั้งคณะกรรมการเฉพาะกิจขึ้นมาเพื่อให้ดำเนินการพิจารณาาเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนตามเห็นสมควรก็ได้ แต่เมื่อคณะกรรมการดังกล่าวพิจารณาดำเนินการแล้วต้องส่งให้คณะกรรมการตรวจสอบพิจารณาเพื่อลงนามจึงจะมีผลในการบังคับใช้
5. แนวทางปฏิบัติเมื่อได้รับข้อร้องเรียนที่เกี่ยวกับการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามจริยธรรมและจรรยาบรรณ
ผู้รับเรื่องข้อร้องเรียนที่เกี่ยวกับการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามจริยธรรมและจรรยาบรรณต้องส่งเรื่องให้ผู้ที่มีอำนาจในการพิจารณา(ตามข้อ 4.1) ภายใน 3 วันทำการ หากผู้มีอำนาจพิจารณาได้รับเรื่องแล้วหรือเป็นผู้รับเรื่องดังกล่าวเองจะต้องรีบดำเนินการพิจารณา โดยข้อร้องเรียนที่เกี่ยวกับการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามจริยธรรมและจรรยาบรรณให้ปฏิบัติตามนโยบาย การบริหารจัดการเรื่องรายงานข้อการฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามจริยธรรมและจรรยาบรรณ
6. แนวทางปฏิบัติเมื่อได้รับแจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือการทุจริต
ผู้รับเรื่องการแจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนต้องส่งเรื่องให้ผู้ที่มีอำนาจในการพิจารณา  (ตามข้อ 4.2 และข้อ 4.3)  ภายใน 3 วันทำการ หากผู้มีอำนาจพิจารณาได้รับเรื่องแล้วหรือเป็นผู้ได้รับเรื่องเองจะต้องรีบดำเนินการพิจารณา รวบรวมข้อเท็จจริงและประมวลผลกลั่นกรองภายใน 45 วัน โดยต้องได้ข้อสรุป ดังต่อไปนี้
1. มาตรการดำเนินการลงโทษผู้กระทำผิด (ถ้ามี) โดยต้องได้รับความเห็นชอบหรือข้อแนะนำจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล (ยกเว้นกรณีที่คณะกรรมการตรวจสอบเป็นผู้พิจารณา)
2. มาตรการดำเนินการบรรเทาความเสียหายให้กับผู้ที่ได้รับผลกระทบ (ถ้ามี)
3. การรายงานผลให้ผู้ร้องเรียนฯ ทราบ (ถ้าเปิดเผยตัวตน)โดยให้รายงานผลการพิจารณาและบทลงโทษต่อคณะกรรมการตรวจสอบและคณะกรรมการบริษัท
7. มาตรการคุ้มครองผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิด หรือการทุจริตและผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบ
ผู้ร้องเรียนหรือผู้ที่ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบจะได้รับความคุ้มครองตามหลักเกณฑ์ ดังนี้
1. ผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนและผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริงสามารถเลือกที่จะไม่เปิดเผยตนเองได้หากเห็นว่าการเปิดเผยนั้นจะทำให้เกิดความไม่ปลอดภัย หรือเกิดความเสียหายใด ๆ แต่หากมีการเปิดเผยตนเองก็จะทำให้บริษัทฯ  สามารถรายงานความคืบหน้า ชี้แจงข้อเท็จจริงให้ทราบ หรือบรรเทาความเสียหายได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
2. ผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนและผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริง บริษัทฯจะไม่เปิดเผยชื่อตัว ชื่อสกุล ที่อยู่ ภาพ หรือข้อมูลอื่นใดที่สามารถระบุตัวผู้แจ้งได้ ยกเว้นแต่กฎหมายกำหนดให้ต้องปฏิบัติ
3. ผู้รับข้อร้องเรียนต้องเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องเป็นความลับและจะเปิดเผยเท่าที่จำเป็นโดยคำนึงถึงความปลอดภัยและความเสียหายข้องผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียน และ ผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริง แหล่งที่มาของข้อมูล หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องเป็นสำคัญ
4. กรณีที่ผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนและผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริงเห็นว่าตนอาจได้รับความไม่ปลอดภัยหรืออาจเกิดความเดือดร้อนเสียหาย ผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนและผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริงสามารถร้องขอให้บริษัทฯกำหนดมาตรการคุ้มครองที่เหมาะสมก็ได้ หรือบริษัทฯอาจกำหนดมาตรการคุ้มครองโดยผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนและผู้ให้ความร่วมมือในการตรวจสอบข้อเท็จจริงไม่ต้องร้องขอก็ได้หากเห็นว่าเป็นเรื่องที่มีแนวโน้มที่จะเกิดความเดือดร้อนเสียหายหรือความไม่ปลอดภัย
5. ผู้ที่ได้รับความเดือนร้อน เสียหาย จะได้รับการบรรเทาความเสียหายด้วยกระบวนการที่มีความเหมาะสมและเป็นธรรม
8. บทลงโทษ
ผู้ใดกระทำการใดโดยจงใจหรือประมาทเลินเล่อ ไม่ปฏิบัติตามระเบียบนี้ รวมทั้งมีพฤติกรรมที่กลั่นแกล้งข่มขู่ ลงโทษทางวินัย หรือเลือกปฏิบัติ ด้วยวิธีการอันไม่ชอบเนื่องมาจากการร้องเรียนต่อผู้แจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียนหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ร้องเรียนกับระเบียบนี้ ถือว่าผู้นั้นกระทำผิดวินัย และต้องรับผิดชอบชดใช้ความเสียหายแก่บริษัทฯ  หรือผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการกระทำดังกล่าว ตลอดจนรับผิดในทางแพ่งและทางอาญาหรือตามกฎหมายต่อไปด้วย
9. ช่องทางในการเปิดเผยข้อมูลนโยบายการแจ้งเบาะแสการประพฤติผิดหรือข้อร้องเรียน